Ngày truyền thống ngành Lưu trữ Việt Nam (3/1/1946 - 3/1/2015):

Cán bộ lưu trữ: Nỗi niềm không dễ sẻ chia

00:00 - Thứ Sáu, 02/01/2015 Lượt xem: 1254 In bài viết
Normal 0 false false false false EN-US X-NONE X-NONE /* Style Definitions */ table.MsoNormalTable {mso-style-name:"Table Normal"; mso-tstyle-rowband-size:0; mso-tstyle-colband-size:0; mso-style-noshow:yes; mso-style-priority:99; mso-style-parent:""; mso-padding-alt:0cm 5.4pt 0cm 5.4pt; mso-para-margin:0cm; mso-para-margin-bottom:.0001pt; mso-pagination:widow-orphan; font-size:10.0pt; font-family:"Calibri","sans-serif"; mso-bidi-font-family:"Times New Roman";} ĐBP - Tài liệu lưu trữ là một trong những nguồn di sản văn hóa “có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia” như Chủ tịch Hồ Chí Minh khẳng định khi chỉ đạo về công tác lưu trữ tại Thông đạt số 1C/VP ngày 3/1/1946. Thực tế trong xây dựng, phát triển đất nước đã cho thấy vai trò quan trọng của tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ.   

Cán bộ Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh tra cứu thông tin, tài liệu tại kho lưu trữ. Ảnh: PHẠM DƯƠNG

Là một trong những nguồn di sản văn hóa có giá trị đặc biệt của mỗi dân tộc song tài liệu lưu trữ chỉ thật sự phát huy giá trị khi được khai thác, sử dụng phục vụ các lĩnh vực hoạt động khác nhau của đời sống xã hội. Xác định rõ vai trò của tài liệu lưu trữ nên hiện nay, ngoài bộ phận lưu trữ ở từng cơ quan, đơn vị, hầu hết các địa phương trong cả nước đã thành lập Chi cục Văn thư - Lưu trữ (trực thuộc Sở Nội vụ), thực hiện lưu trữ văn bản, tài liệu chỉ đạo, điều hành của các cơ quan, đơn vị; phục vụ việc tra cứu, tìm hiểu thông tin trong tỉnh. Người làm công tác lưu trữ được coi là “người giữ chìa khóa để mở kho tri thức” nên yêu cầu đối với công việc cũng khá khắt khe. Gắn bó nhiều năm với công tác văn thư lưu trữ, bà Nguyễn Thị Ngoan, Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh chia sẻ, công tác văn thư lưu trữ rất kén người, đòi hỏi sự thận trọng, tỉ mỉ, chính xác trong thẩm định, chỉnh lý thông tin đồng thời phải nắm vững kiến thức chuyên môn để sắp xếp tài liệu khoa học, tra cứu nhanh chóng, chính xác.

Tại các cơ quan, tổ chức, chuyên viên lưu trữ có trách nhiệm quản lý tài liệu, cung cấp thông tin phục vụ lãnh đạo trong việc ra quyết định, giải quyết công việc, rút kinh nghiệm từ các hoạt động quá khứ, sao chụp và lưu giữ tài liệu của cơ quan, đơn vị. Là người làm nhiệm vụ bảo lưu tài liệu, văn bản nên cán bộ lưu trữ có vai trò quan trọng trong công tác bảo đảm bí mật thông tin của các cơ quan, đơn vị; cần phải có nền tảng nhận thức chính trị sâu sắc tránh làm lộ, thất lạc tài liệu. Mặc dù vậy, nhiều cơ quan, đơn vị chưa thực sự quan tâm tới công tác lưu trữ và phát huy vai trò của tài liệu lưu trữ trong thực hiện công việc. Người làm công tác lưu trữ vì thế cũng chưa được coi trọng, thường là nhiệm vụ kiêm nhiệm, thiếu sự chuyên nghiệp trong phân loại, thẩm định tài liệu ngay từ cơ sở. Kỹ năng, nghiệp vụ của cán bộ văn thư, lưu trữ cấp cơ sở chưa chuyên nghiệp nên khi chuyển tài liệu lên Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh, cán bộ lưu trữ phải mất nhiều thời gian, công sức chỉnh lý, sắp xếp, thẩm định tài liệu. Công việc này đòi hỏi sự cẩn thận, tỉ mỉ trong từng công đoạn; tiếp xúc thường xuyên, trực tiếp với các loại giấy tờ nên cần sự kiên trì của người làm công tác lưu trữ. Đã có người ví công việc của cán bộ văn thư lưu trữ là “cả ngày không nhìn thấy mặt trời” bởi hàng ngày phải tiếp nhận, chỉnh lý hay tra cứu, tìm kiếm tài liệu trong kho lưu trữ, bảo quản. Có lẽ vì vậy mà hầu hết cán bộ làm công tác lưu trữ đều là phụ nữ - những người kiên trì, nhẫn nại, có lòng say mê nghề nghiệp và đủ sức để theo đuổi công việc này.

Phần lớn các tài liệu lưu trữ hiện nay phổ biến dưới dạng văn bản giấy nên việc sắp xếp, chỉnh lý tài liệu cũng như tra cứu thông tin "ngốn" nhiều công sức của người làm công tác lưu trữ. Thông thường, để đưa tài liệu vào kho lưu trữ, người làm công tác lưu trữ phải trải qua hàng chục công đoạn, từ tiếp nhận, sắp xếp, chỉnh lý rồi thẩm định, bảo quản tài liệu...

Với hàng trăm đầu mối đơn vị là các sở, ban, ngành, tổ chức phải nộp, lưu trữ tài liệu thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau nên việc phân loại, thẩm định tài liệu lưu trữ gặp không ít khó khăn. Hiện nay, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh đang tiếp nhận, bảo quản hơn 12.000 hồ sơ, dữ liệu của các sở, ban, ngành, cơ quan trong tỉnh. Trong đó, phần lớn là tài liệu cứng, văn bản giấy nên mỗi khi phân loại cũng như tra cứu đều mất rất nhiều thời gian và công sức của cán bộ lưu trữ. Để việc bảo quản, lưu trữ dễ dàng và phục vụ tra cứu thuận tiện, từ năm 2013, Chi cục Văn thư - Lưu trữ thực hiện “số hóa” tài liệu lưu trữ trong kho lưu trữ lịch sử của tỉnh. Ngoài đầu tư, trang bị máy móc phục vụ sao chụp, số hóa dữ liệu, đội ngũ cán bộ làm công tác lưu trữ cũng được tập huấn, nâng cao khả năng ứng dụng công nghệ thông tin trong quá trình lưu trữ, tra cứu thông tin bằng văn bản điện tử. Nhờ vậy, việc tìm kiếm, tra cứu thông tin dễ dàng hơn, chỉ cần tra cứu trên máy, không phải vào kho, mất nhiều thời gian tìm kiếm từng mét tài liệu, từng hộp hồ sơ. Dù đã đạt được những kết quả nhất định nhưng hiện nay phần lớn tài liệu lưu trữ cũ là văn bản giấy, việc “số hóa” chưa thể thực hiện toàn bộ nên nhiều tài liệu, công đoạn trong chỉnh lý, tra cứu thông tin cán bộ lưu trữ vẫn phải thực hiện thao tác thủ công.

Yêu cầu khắt khe và thực tế khó khăn song những cán bộ làm công tác văn thư - lưu trữ vẫn ngày đêm âm thầm thực hiện nhiệm vụ của mình đóng góp vào sự phát triển kinh tế - xã hội đất nước nói chung và từng địa phương nói riêng. Ôn lại truyền thống 69 năm qua cũng là dịp để chúng ta nhìn nhận, đánh giá và sẻ chia nỗi niềm của những người làm công tác văn thư - lưu trữ. Từ đó dành sự quan tâm nhiều hơn đối với công tác lưu trữ và chế độ chính sách cho những người làm công tác này, khuyến khích họ gắn bó với công việc.

Gia Huy
Bình luận
Back To Top