Các trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Quản lý hóa đơn điện tử (HĐĐT) là quản lý các loại hình hóa đơn được khởi tạo trên hệ thống máy tính và lưu trữ trên bộ nhớ của các cơ quan chức năng theo quy định của pháp luật. Trong thời buổi cách mạng công nghệ 4.0, số hóa là một xu hướng tất yếu của công việc này. Do đó, việc nhanh chóng nắm bắt quy trình quản lý HĐĐT và sử dụng phần mềm quản trị là một yêu cầu cấp thiết đối với bất kỳ doanh nghiệp nào hiện nay.

Các tổ chức, doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh nếu đáp ứng đủ điều kiện theo quy định hiện hành được áp dụng sử dụng HĐĐT. Tuy nhiên, có một số trường hợp nếu không đáp ứng được các quy định hiện hành hoặc vi phạm các quy định của pháp luật thì phải ngừng sử dụng hoá đơn. Tại khoản 1 Điều 16 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định 7 trường hợp sau ngừng sử dụng HĐĐT:

1. Chấm dứt hiệu lực mã số thuế.

2. Thuộc trường hợp cơ quan thuế xác minh và thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký.

3. Thông báo với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền tạm ngừng kinh doanh.

4. Có thông báo của cơ quan thuế về việc ngừng sử dụng HĐĐT để thực hiện cưỡng chế nợ thuế.

5. Có hành vi sử dụng HĐĐT để bán hàng nhập lậu, hàng cấm, hàng giả, hàng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế.

6. Có hành vi lập HĐĐT phục vụ mục đích bán khống hàng hóa, cung cấp dịch vụ để chiếm đoạt tiền của tổ chức, cá nhân bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế.

7. Cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh ngành nghề kinh doanh có điều kiện khi phát hiện doanh nghiệp không có đủ điều kiện kinh doanh theo quy định của pháp luật.

Lưu ý:

- Căn cứ kết quả thanh tra, kiểm tra, nếu cơ quan thuế xác định doanh nghiệp được thành lập để thực hiện mua bán, sử dụng HĐĐT không hợp pháp hoặc sử dụng không hợp pháp HĐĐT để trốn thuế thì cơ quan thuế ban hành quyết định ngừng sử dụng HĐĐT; doanh nghiệp bị xử lý theo quy định của pháp luật.

- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh bị cơ quan thuế cưỡng chế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn cần có hóa đơn để giao cho khách hàng thì cơ quan thuế cấp HĐĐT có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh theo khoản 2 Điều 13 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.

Tại Khoản 2, Điều 16 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định các bước thực hiện ngừng sử dụng HĐĐT bao gồm:

Bước 1: Cơ quan thuế quản lý trực tiếp gửi thông báo đến người nộp thuế thuộc trường hợp 5️, 6, 7 nêu trên đề nghị người nộp thuế giải trình hoặc bổ sung thông tin, tài liệu liên quan đến việc sử dụng HĐĐT.

Bước 2: Người nộp thuế có thể đến cơ quan thuế giải trình trực tiếp hoặc bổ sung thông tin, tài liệu hoặc bằng văn bản không quá 2 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế ra thông báo.

Bước 3: Người nộp thuế tiếp tục sử dụng HĐĐT hoặc giải trình bổ sung, cụ thể: người nộp thuế đã giải trình hoặc bổ sung thông tin, tài liệu đầy đủ và chứng minh được việc sử dụng HĐĐT theo đúng quy định pháp luật thì người nộp thuế tiếp tục sử dụng HĐĐT. Trường hợp không chứng minh được việc sử dụng HĐĐT theo đúng quy định pháp luật thì cơ quan thuế tiếp tục thông báo yêu cầu người nộp thuế bổ sung thông tin, tài liệu. Thời hạn bổ sung là 2 ngày làm việc kể từ ngày ra thông báo.

Bước 4: Hết thời hạn theo thông báo mà người nộp thuế không giải trình, bổ sung thông tin, tài liệu thì cơ quan thuế ra thông báo đề nghị người nộp thuế ngừng sử dụng HĐĐT và xử lý theo quy định.

Các tổ chức, doanh nghiệp, người nộp thuế cần cập nhật, nắm bắt các thông tin về quản lý sử dụng hóa đơn của các đơn vị liên quan để thực hiện đúng các quy định của pháp luật hiện hành, tránh trường hợp sử dụng các hóa đơn không hợp pháp của các đơn vị vi phạm pháp luật dẫn đến việc sử dụng không hợp pháp hóa đơn gây ảnh hưởng đến các hoạt động sản xuất, kinh doanh và thanh toán các chứng từ, hợp đồng giao dịch. Trong quá trình quản lý, sử dụng các tổ chức, doanh nghiệp, các cá nhân cần quan tâm thường xuyên tới việc kiểm soát, tra cứu hóa đơn trên các ứng dụng của ngành Thuế cung cấp, nếu phát sinh những vấn đề, nội dung chưa rõ, các tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân người nộp thuế cần chủ động liên hệ với cơ quan thuế quản lý trực tiếp để được hỗ trợ, giải đáp kịp thời.